Quando riflettiamo sui nostri progetti e su come sono gestiti, finiamo spesso col farci prendere dall’ansia. E’ il momento in cui ci accorgiamo che:

• qualcosa non funziona, o comunque non va come avevamo immaginato;
• nessuno sembra accorgesene, o comunque nessuno se ne cura.

Succede quando la nostra mentalità è più orientata alla quantità che alla qualità.

Se siamo convinti di aver fatto il massimo, mettendoci tutta la dedizione, l’impegno e il tempo possibile (e qui potremmo aprire un capitolo sulla relazione tra “tempo” e “costo”, ma sarà oggetto di un prossimo articolo) ci convinciamo che ciò che abbiamo fatto sia sufficiente per raggiungere gli obiettivi di progetto. Quando questo non accade, diventa doloroso ammettere di avere un problema.

Abbiamo fatto tanto, quindi è per forza abbastanza per ottenere il risultato previsto

Tecnicamente, questo approccio si chiama “best effort”. Faccio del mio meglio, dovrebbe bastare e poi si vedrà. Tuttavia, come dice un famoso maestro Jedi “Fare. O non fare. Non c’è provare”. Siamo realistici, volere non è (sempre) potere.

Ci sono diversi elementi che dobbiamo valutare:

• L’impegno viene spesso confuso con la capacità…Quella della formica laboriosa è una delle metafore più antiche e ben radicate nel nostro immaginario, ma anche se passiamo ore su ore davanti al computer, in call, a mandare email, a rivedere diagrammi, non è detto che ciò che stiamo facendo sia veramente funzionale ai nostri obiettivi. Perché? Un motivo potrebbe essere che stiamo seguendo un flusso di lavoro caotico frutto di disorganizzazione o di poca chiarezza su “chi” debba fare “cosa”.
• Più ce n’è, meglio è…Un altro falso mito. Riempirci di task e di obiettivi, senza valutare la sostenibilità degli impegni presi con le risorse a disposizione, non significa fare un buon lavoro, anzi spesso vuol dire complicarcelo. Anche in questo caso la quantità va ad erodere la qualità, perché finiremo per fare troppo di tutto e farlo male. Come dice uno dei principi del Manifesto Agile “La semplicità – l’arte di massimizzare la quantità di lavoro non svolto – è essenziale“

Che cos’è la qualità e come puoi aumentarla con metodo

Qualcosa è di qualità quando è conforme ad un insieme di requisiti condivisi (“conformance to requirements”, P. Crosby). Ma non basta. Perché non sempre i requisiti catturano in modo completo le reali esigenze di chi utilizza un prodotto o un servizio, che potrà definirsi di “alta qualità” se farà quello che l’utente desidera, in modo da essere realmente utilizzato (“fitness for use”, J. Juran).

Però non esiste solo la qualità di ciò che realizzi e che poi qualcuno utilizza, perché conta anche “come” lo realizzi. Anche il processo realizzativo, la tua gestione di progetto, devono essere di qualità. Se ci concentriamo sul metodo abbiamo già svolto una buona parte del lavoro. Citando Sun-Tzu possiamo dire che:

“Gli strateghi vittoriosi hanno già trionfato prima ancora di dare battaglia; i perdenti hanno già dato battaglia prima ancora di cercare la vittoria.”

In pratica, il metodo consiste nel “giocare d’anticipo”, nel preoccuparsi della qualità di quello che si realizza “mentre” lo stiamo realizzando, non limitarsi a verificarla a posteriori (“prevention over inspection”, P. Crosby) . Un bravo chef assaggia diverse volte le singole preparazioni durante le diverse fasi di lavorazione di un piatto. Vuole evitare che sia il cliente al tavolo ad accorgersi se la pietanza è troppo o poco salata o se le consistenze non sono quelle giuste. Il rischio è dover servire nuovamente il piatto per rimediare ad un disagio del cliente.

Allo stesso modo, nella gestione di progetto serve una strategia che definisca il processo realizzativo (le azioni da compiere e come compierle) in modo da avere tanti momenti di verifica della qualità spostati il più possibile “a monte”, perché prima ci accorgiamo che qualcosa non va meno ci costerà porre rimedio. In questo modo, la qualità del processo determina anche la qualità del prodotto/servizio. Certo, esistono anche gli imprevisti, gli obiettivi si possono rimodulare e i processi riconfigurare, ma se lo facciamo con metodo non andremo incontro ad una “battaglia vana”.

Il ciclo di Deming

L’elemento fondamentale del metodo è il ciclo di Deming, o ciclo PDCA, acronimo dall’inglese Plan-Do-Check-Act, in italiano “Pianificare-Fare-Verificare-Agire”, un procedimento iterativo in quattro step utilizzato per il controllo e il miglioramento continuo dei processi e dei prodotti.

Si parte dall’assunto che per raggiungere il massimo della qualità sia necessaria la costante interazione tra ricerca, progettazione, produzione e test. Per migliorare la qualità e soddisfare il cliente si devono eseguire i quattro step in modo continuo, “a loop”.

• P – Plan. Il primo step è quello di pianificazione, che permette di stabilire obiettivi e processi necessari per fornire i risultati in accordo a quanto atteso. In pratica, stiamo definendo il “come” raggiungere “cosa”.
• D – Do. Il secondo step è quello di esecuzione di quanto programmato e pianificato, dapprima in contesti circoscritti. In pratica, mettiamo in atto il “come” e raccogliamo dati su come stiamo procedendo e sui risultati parziali che stiamo ottenendo, che ci serviranno nello step successivo.
• C – Check. Il terzo step è quello di verifica di quanto realizzato. E’ il momento del test, dove i risultati, misurati nello step di “Do” sono confrontati con i risultati attesi e con gli obiettivi fissati nel “Plan”, per rilevare le eventuali differenze. Ciò che emerge da questo step sarà utile per il passaggio successivo.
• A – Act. Il quarto e ultimo step è quello dell’azione, che permette di rendere definitivo e/o migliorare il processo e/o il prodotto/servizio. Può richiedere azioni correttive nel caso ci siano differenze significative tra risultati effettivi e previsti. Analizza questi scostamenti per determinarne le cause e stabilire dove e come applicare le modifiche per migliorare il processo o il prodotto.

Miglioriamo insieme la qualità

La community di Progettualitalia si mette a tua disposizione per aiutarti a trovare i metodi e le pratiche più utili per portare avanti i tuoi progetti.

Sederti al tavolo virtuale assieme a dei colleghi ti permetterà di apprendere, confrontarti e poi applicare strategie che si sono già rivelate vincenti oppure di trovarne di nuove, magari grazie a delle sessioni di brainstorming.

In questo modo riuscirai a capire in maniera agile e per tempo quali sono le problematiche all’interno dei tuoi progetti e/o rispetto al prodotto che stai realizzando, così da intervenire per tempo ottimizzando le risorse e i tempi senza intaccare gli obiettivi.

“La qualità non è mai casuale; è sempre il risultato di uno sforzo intelligente”

John Ruskin