La volata verso la fine dell’anno: serve davvero?

Ormai ci siamo. Abbiamo raggiunto quel fatidico mese dell’anno in cui si accumulano le scadenze (bilancistiche, programmatiche, budgetarie, contrattuali, stagionali, personali e chi più ne ha più ne metta). Scatta, insomma, una logica da “fine del mondo” che ci porta ad affrontare il lavoro con la fretta tipica di chi sa che non c’è tempo per fare tutto quello che rimane da fare prima della fatidica data del 31 dicembre. Ma più che dedicarci al Tetris delle attività per poterle portare a termine entro la fine dell’anno, dovremmo cercare di rispondere alla domanda delle domande, ovvero: perché ci riduciamo in questo modo ogni anno? A chi giova dover gestire contemporaneamente così tante scadenze? E, soprattutto, perché ci si ostina a fissare le scadenze al 31/12?

31/12: non chiamatela scadenza

Qualunque sia il vostro lavoro, è probabile che ad inizio mese vi siate ritrovati sulla scrivania tutta una serie di attività e progetti interni ed esterni con scadenza 31/12. E lì, ne siamo certi, è scattato il vostro rush di fine anno.

Perché sì, la verità è che l’ufficio (fortunatamente) chiude una settimana e il 31/12 si trasforma automaticamente in 23/12.

Diciamoci la verità: dicembre non è e non sarà mai un intero mese di lavoro. E trattarlo come tale rappresenta un grande problema, soprattutto quando la scadenza 31/12 viene applicata, ad esempio, a progetti che hanno una durata di diversi mesi. Il temibile “31/12” non è altro che retaggio di gestione operations, un’abitudine consolidata in funzioni di amministrazione di attività ricorrenti e che nel tempo è riuscita a convincere tutti del fatto che la realtà si debba adattare e debba rispettare la data simbolo (che piace perché “suona bene”).

Tutta questione di convenzioni

Il punto è che il rush di fine anno contagia tutti quanti in modo quasi inevitabile. Tutti compiono la volata per completare l’”improrogabile”, un po’ infastiditi dal Natale che toglie al mese un’intera settimana di lavoro e non fa altro che rendere ancor più difficile rispettare le scadenze. Insomma: arriva dicembre, un mese che si lega a tradizioni, colori, buon cibo e affetti, ed ecco che scatta lo stress e la tensione sul lavoro.

Eppure.

Eppure, a gennaio saremo di nuovo tutti seduti alle nostre scrivanie.

La fine del mondo? No, non ancora.

Cosa fa un buon Project Manager

Quando un progetto ha scadenza 31/12 una cosa è certa: la data è puramente frutto di una semplificazione contabile e nulla ha a che vedere con il progetto vero e proprio. Le VERE scadenze dei progetti dipendono da:

• Quando il deliverable deve essere consegnato e con che modalità (big bang, progressivo, incrementale, etc.)
• Quando si riesce a completare il deliverable e ad effettuare i necessari controlli di qualità
• Quanto definito dal contratto
• Quando lo impongono leggi e regolamenti
• Quanto si è stabilito nel piano di lavoro

L’arrivo del Natale e della fine dell’anno NON sono buone ragioni per definire la scadenza di un progetto. Costringere le persone a concentrarsi contemporaneamente su numerosi progetti in scadenza entro il 31/12 significa costringerle ad arrivare stremate al fotofinish. Un fotofinish che, tra le altre cose e come abbiamo appena visto, è sostanzialmente una mera convenzione.

Che fare allora?

Come prima cosa, serve fare un po’ di analisi (e autoanalisi) e capire una volta per tutte quali sono le VERE scadenze. Lasciamo perdere il fascino che proviamo all’idea di poter cominciare il periodo festivo con la sensazione di esserci liberati di tutti gli impegni, lasciamo perdere le date che “suonano bene” e concentriamoci, piuttosto, sulla realtà. Insomma, ridefiniamo le scadenze nella consapevolezza che anche quest’anno, al mattino del 1 gennaio il sole sorgerà come sempre e i nostri progetti saranno esattamente lì dove li abbiamo lasciati.

Quest’anno, lanciamo un appello a tutti i Project Manager: uniamoci contro i progetti con scadenza 31/12!