Per un Project Manager un progetto può essere una caccia alle uova di Pasqua?

Questa divertente tradizione può farci immaginare un Project Manager alla ricerca e alla scoperta dei lati nascosti di un progetto.

Mentre seguiamo un progetto per rilasciare valore e benefici realizzando qualcosa che prima non c’era (un prodotto, un servizio, la capacità di erogare un servizio) si creano sempre dei momenti di scoperta. Sappiamo infatti che non tutto può essere organizzato e previsto a priori, anche se a volte ci piacerebbe fosse così.

Partendo da questa certezza e dal paragone con la caccia alle uova, nascono diversi spunti che possiamo tenere in considerazione nel nostro lavoro da Project Manager.

Preparazione e pianificazione

Prima di iniziare una caccia alle uova, è importante prepararsi e pianificare in anticipo, proprio come un project manager dovrebbe fare quando inizia un nuovo progetto. Questo può includere la definizione degli obiettivi, l’organizzazione delle risorse e la creazione di una strategia per affrontare potenziali problemi.

Esplorazione e scoperta

Durante una caccia alle uova, i partecipanti devono cercare attentamente in ogni angolo e nascondiglio per trovarle tutte. Analogamente, un project manager deve esplorare e presidiare tutte le aree di un progetto, per identificare le minacce, le opportunità e le sfide nascoste che potrebbero incidere sul successo dell’iniziativa.

Collaborazione e comunicazione

La caccia alle uova di Pasqua può essere un’attività divertente e gratificante quando i partecipanti lavorano insieme e si aiutano a vicenda. Allo stesso modo, un project manager deve promuovere la collaborazione e la comunicazione tra i membri del team, per garantire che tutti siano allineati e lavorino insieme per raggiungere gli obiettivi del progetto.

Adattabilità e flessibilità

Durante una caccia alle uova, i partecipanti devono essere pronti a cambiare strategia o adattarsi a nuove informazioni. Un project manager deve essere altrettanto flessibile nel gestire un progetto, adattandosi alle nuove sfide e cambiamenti che si presentano lungo il percorso. Non è possibile prevedere tutto. Non è possibile pianificare ogni cosa. Più il contesto è mutevole, più sarà necessario muoversi a piccoli passi, con sperimentazioni controllate.

Riconoscimento e celebrazione dei successi

Infine, la caccia alle uova di Pasqua è anche un’occasione per celebrare i successi e condividere il piacere della scoperta con gli altri. Un project manager dovrebbe riconoscere e celebrare i successi del team durante lungo tutto il ciclo di vita del progetto, incoraggiando, creando i presupposti perché le persone siano motivate e coinvolgendo in modo attivo i membri del team e gli altri stakeholder.

Anticipare le sorprese con il risk management

Una volta trovate le uova, cosa c’è dentro?

La sorpresa all’interno di un uovo di Pasqua può essere collegata al tema dell’imprevisto in un progetto e alla sua manifestazione in termini di rischi.

Proviamo a fare un parallelo tra l’uovo con sorpresa e il risk management e sul come non farsi trovare impreparati.

Anzitutto, dovremmo cercare di anticipare le sorprese. Quando si apre un uovo di Pasqua, non possiamo sapere esattamente cosa ci sia dentro. Analogamente, durante la gestione di un progetto, il project manager non è in grado di prevedere tutti gli eventi che potrebbero insorgere.

Per questo, è importante cercare di anticipare e prepararsi, identificando quelli potenzialmente più impattanti sugli obiettivi del progetto.

Questo naturalmente non basta. Allo stesso modo in cui siamo preparati mentalmente per ricevere una sorpresa, è importante per un project manager avere strategie di risposta per far fronte ai rischi identificati.

Queste possono includere:

• azioni preventive per ridurre la probabilità di un rischio;
• azioni correttive per assorbirne l’impatto, se il rischio si verifica;
• piani di risposta per affrontare un rischio nel caso si manifesti.

Monitorare il progetto

Una volta che si è riusciti a definire le “sorprese potenziali” e si sono predisposte le azioni di contrasto, è importante monitorare e controllare il progetto per assicurarsi che i rischi identificati non si verifichino o, se mai dovessero farlo, che vengano affrontati in modo efficace e secondo quanto stabilito.

Un project manager deve monitorare regolarmente i progressi del progetto, adattare i piani di risposta ai rischi e comunicare con il team e gli stakeholder per garantire una gestione efficace di qualunque “sorpresa”, facendo in modo che questo non comprometta le lavorazioni in corso.

Infine, quando si scopre una sorpresa in un uovo di Pasqua si impara sempre qualcosa di nuovo. Allo stesso modo, un project manager deve imparare dalle esperienze passate e dai rischi incontrati durante la gestione dei progetti in ottica di apprendimento ed evoluzione. Questo può aiutare a migliorare le pratiche di gestione e a prepararsi meglio per affrontare le nuove sfide future.

P.S. Focalizzati solo sulla sorpresa contenuta nell’uovo, ci siamo dimenticati dell’involucro. Tu che project manager sei: da cioccolato fondente, al latte o gianduia?